Udbud

Referat fra markedsdialog – nødkald og elektroniske låse systemer

Greve Kommune har gennemført research af markedet og egentlige markedsdialoger med fem forskellige virksomheder, som kan tilbyde låse og/eller nødkald, som kan anvendes i forbindelse med pleje i borgerens eget hjem.

Markedsdialogen har især haft fokus på tendenser indenfor sikring af borgere og låsesystemer, teknisk afklaring af behovet for software/hardware samt afklaring af forventet økonomi forbundet med indkøbet af ovennævnte.

Fem leverandører blev udvalgt og inviteret til markedsdialog d. 13., 16. og 20. februar 2023. Leverandørerne, der var udvalgt til en præsentation, var Nordic Life Care, Kemp & Lauritzen, Bekey, Phoniro og Yellow Care.

Løsningerne for nødkald

Sikring af borgeren i eget hjem er løsninger, hvor borgeren får mulighed for at få tilknyttet forskellige velfærdsteknologier, herunder et egentligt nødkald via boks/smykke, kamerafunktion, røgalarm og faldalarm. Det fungerer via en boks som sender beskeder til et administratorsystem og/eller en vagtcentral, som sikrer at borgeren får den nødvendige hjælp. På møderne blev muligheden for åbne protokoller (via 4G eller 5G) drøftet, idet Greve Kommune ønsker en løsning, hvor kommunen ikke et bundet til en bestemt leverandør fremover.

Flere leverandører tilbyder vagtcentral, og der er forskel på leverandørens hardware skal udskiftes ved et evt. leverandørskifte.

Flere leverandører kan håndtere administrationen af SIM-kort. Ligesom det er en mulighed, at Greve selv står for den del.

Greve Kommune blev også præsenteret for forskellige administrationsmoduler, hvor selve oprettelsen og driften af plejegrupper håndteres.

Løsninger for låsesystemer

Greve Kommune blev præsenteret for forskellige låsesystemer, der fungerer enten via app, brik, kort eller fysisk nøgle. Det tilbydes også at have en nøgleboks ude foran borgerens hjem. Låsen monteres typisk på borgerens dør uden støtte monteringsudgifter og med mulighed for, at borgerens fortsat kan anvende egen nøgle. Hjemmeplejen låser døren op via en APP.

Adgangskontrol styres via en administrationsmodul, hvor plejegrupper/medarbejdere får adgang til udvalgte borgeres hjem.

Omkostninger

Greve Kommune drøftede forventede omkostninger med de fem leverandører, forbundet med de forskellige løsninger de kunne tilbyde. Der er forskel på skifteomkostninger ved forskellige løsninger især afhængig af, om det kræver udskiftning af det eksisterende.

Referat markedsdialoger

Greve Kommune har i uge 41 2022 afholdt markedsdialoger vedr. det forstående udbud på IT-drift og support. 4 leverandører har været udvalgt til at deltage. Greve Kommune har på bedst muligvis forsøgt at udvælge et repræsentativt udsnit af leverandørmarkedet, så både større og mindre virksomheder har haft mulighed for at komme med inputs til udbuddets og kontraktens fremtidige indhold.

Dagsorden til dialogerne:

• Velkommen og præsentation af deltagere
• Baggrund for udbuddet af IT-drift
• Teknisk drøftelse og afklaring af forhold til Greve Kommunes udvalgte krav og behov herunder:
  • Kontraktindhold, -længde og volumen
  • Tildelingskriterier - ”Pris og Kvalitet”
  • Samarbejde
  • Grønne krav
  • Sociale klausuler
  • Implementering

Baggrund for udbuddet og markedsdialogerne:

Greve Kommune mener, at IT-drift og -support bedst lægger hos en ekstern leverandør. På nuværende tidspunkt er kommunens drift- og support outsourcet. Greve Kommune har intet ønske om at hjemtage ydelser, som det er på nuværende tidspunkt. Kontrakten forventes at blive udbudt i første halvår af 2023. udbuddet og kontraktens genstand vil være om Driftsydelser, supportydelser, asset management, netværksdrift, IT-sikkerhed samt Tværgående ydelser.

Greve ønsker indsigt i hvordan markedet ser udbuddet og kontraktmaterialet smartest kan bygges op, samt hvordan markedet ser ud i 2022 og hvad potentielle leverandører kan byde ind med.

Teknisk drøftelse og afklaring af udvalgte krav

Kontraktindhold:

Flere virksomheder mener, at en kontrakt minimum bør varer 36 måneder (og gerne længere), hvor der så er mulighed for at forlænge kontrakten gennem optioner. Dog anbefales det også at kontraktlængden bør afspejle afskrivningstiden for materiel. Det mest sete er kontrakter på 5 år, med mulighed for forlængelse.

Virksomhederne ser muligheder for at kunne opdele kontraktens genstand i optioner el. delkontrakter, dette kunne fx være sikkerhed eller netværk. Dog skal Greve være opmærksom på hvordan ydelserne evt. bliver puljet, således at det kun er de nærliggende ydelser som kan blive lagt under samme delkontrakt.

På møderne bliver der ligeledes fremlagt muligheder for at kunne opsige enkelte services i løbet af kontraktperioden, der vil kunne gøre kontrakten smidigere både for Greve og leverandøren.

Flere virksomheder anbefaler, at det skal være muligt at byde ind med en standardløsning, det vil sikre at systemet også løbende vedligeholdes og opgraderes. Det vil blive set som en cost-driver, at der skal udvikles særlige løsninger til Greve, hvor en standardløsning havde været egnet.

Tildelingskriterier

Virksomhederne ser oftest udbud, hvor prisen vægtes omkring 40% mens kvaliteten vil være omkring de 60%. Flere virksomheder mener, at kvaliteten b.la. kan vurderes på en transitionsplan, en model for at sikre et godt samarbejde el. design og teknologi der bliver benyttet til opgaveudførslen. Men det vigtigste er, at det skal være muligt at komme med uddybende prosabesvarelser til hvordan de vil løse opgaverne under kontraktens genstand.

Ligeledes gør alle virksomhederne opmærksomme på, at Greve Kommune bør mindske mængden af mindstekrav, da opfyldelse af dem vil være fordyrende og ufleksibelt. Ligeledes fokus på at sætte nogle realistiske og markedskonforme mindstekrav, hvor det er nødvendigt.

Samarbejde

Bod og bonus kan benyttes som styringsredskaber i en kontrakt, men det skal ikke tage overhånd. Bonus skal fungere som sukker på toppen, mens bod kun bør sættes på de områder hvor der et særligt forretningsmæssigt fokus for Greve Kommune.

Nogle virksomheder lægger op til, at der kan indgås en samarbejdsmodel eller en governance-struktur blandt deres besvarelse af et evalueringskrav.

Grønne Krav

Der bør kunne fremlægges dokumentation for det som virksomhederne gør på nuværende tidspunkt for at være ”grønne”, dette kan være i form af certificeringer eller rapporteringer. Det skal dog være muligt for virksomheder at byde ind med hvad de gør for at være ”grønne” ved en beskrivelse af virksomhedens nuværende setup.

De fleste af virksomhederne mener ikke, det bør have en prispåvirkning at stille grønne krav, dog kan dokumentationen for dette være en omkostning.

Sociale klausuler

De fleste af virksomhederne arbejder med Tro- og Loveerklæringer som dokumentation for at de overholder sociale klausuler. Det kan ligeledes overvejes om der skal sættes krav til ISO-certifikater, men det kan være en potentiel cost-driver, da alle ikke nødvendigvis har disse certifikater.

Elev- el. graduate-programmer kan være med til at vise et samfundsansvar, dog kan det være svært i øjeblikket, hvor der er mangel på arbejdskraft. Ellers er det en mulighed, at virksomhederne selv besvarer hvad de gør af CSR-tiltag.

Implementering

Deltagerne i markedsdialogerne mener, at der bør skabes et forum for overleverende og modtagende leverandører der kan samarbejde transitionen. Flere mener en transitionsplan bør indgå som et evalueringspunkt for Greve Kommunes udbud.

Greve Kommune har ligeledes fået input til hvor lang tid en transitions kan og bør tage for, at der er tid til at udføre drifts- og funktionsprøver.

Referat fra markedsdialog vedrørende kommende udbud af Visiteret Kørsel i Greve Kommune

Formål
Formålet med markedsdialogen, som blev afholdt medio august 2022, var at få input fra markedet til det kommende udbud og dermed sikre, at udbudsmaterialet får et indhold, en struktur og kvalitet, som gør det attraktivt for markedet at byde ind på.

Invitation

Invitationen blev udsendt 21. juni 2022 med forhåndsmeddelelse 2022/S 118-332963.

Følgende virksomheder ansøgte om deltagelse og blev efterfølgende inviteret:

DitoBus A/S
Frederikssund Handibusser A/S
Nobina A/S
4 x 35 A/S
Moove Group A/S
Strøby Turist ApS (afbud)

Dagsorden

• Velkommen og præsentation af deltagere
• Præsentation af det kommende udbud
• Kort præsentation fra virksomheden selv
• Drøftelser og afklaringer af udvalgte områder

Det kommende udbud

Der blev informeret om, at Greve Kommune planlægger at udbyde følgende områder af den visiterede kørsel:

• Almen skolekørsel (til/fra kommunens folkeskoler), herunder skolebuskørsel​
• Kørsel til svømning (4. klasser)​
• Kørsel til specialklasser ​
• Kørsel til dagbehandlingstilbud og specialskoler (udenfor kommunen)​
• Kørsel til Bugtskolen (specialskole 0.-10. klasse) og STU (samme adresse)​
• Kørsel af syge elever​
• Kørsel af handicappede børn til dag- og klubtilbud mv.​
• Kørsel af handicappede voksne til beskyttet beskæftigelses- og aktivitets- samværstilbud mv.​
• Kørsel af pensionister til læge/speciallæger​
• Kørsel til genoptræning​
• Kørsel til daghjem og dagcentre​
• Kørsel med prøver (urin, blod mv.)​

Den foreløbige tidsplan for udbuddet blev præsenteret

Der blev orienteret om, at Greve Kommune sætter fokus på følgende udvalgte områder i det kommende udbud:

-At udbuddet opdeles i et antal delaftaler
-At aftalerne bliver robuste og med høj leveringsnøjagtighed
-At der vælges en prismodel som sikrer forudsigelighed/gennemsigtighed i priserne for de enkelte kørsler
-At faktureringsprocessen bliver pålidelig
-At kommunikationen af kørselsbehov er effektiv
-At der er en let tilgængelig kommunikation mellem brugere og leverandør
-At chauffører har de nødvendige kompetencer til at håndtere kommunens børn, ældre borgere samt borgere med specielle behov
-At faste chauffører kan bestilles, hvor der er behov for dette​

Kort præsentation fra virksomheden selv

Hver leverandør havde hver max. 15 min. til en præsentation af deres virksomhed. Her blev der bl.a. informeret om virksomhedernes historie, struktur, ejerforhold og flåde af køretøjer.

Drøftelser og afklaringer

Greve Kommune ønsker en robust aftale med en høj leveringsnøjagtighed. Hvilke forslag har leverandøren til strukturen (delaftaler) i et nyt udbud med henblik på at imødekomme dette ønske? ​

Markedet havde forskellige forslag til at imødekomme dette. Bl.a. var et forslag at udbyde hele kørslen som én aftale for at sikre, at man derved havde den daglige dialog med én leverandør. Et andet forslag var at pulje delaftalerne, så man kunne beskæftige chaufførerne en hel dag, i stedet for kun fx morgen og eftermiddag. Et tredje forslag gik på at pulje delaftalerne efter speciale, fx hvor der var behov for særlige kompetencer fra chaufførernes side. Et fjerde forslag var at samle liftvogne i sin egen delaftale.

Det blev fra leverandørernes side både frarådet og anbefalet at give mulighed for kombinationsbud. Fordelen kan for nogle leverandører være, at de kan give en skarpere pris ved at byde ind på kombinationer af delaftaler, hvor andre leverandører som fx udelukkende kan/vil byde ind på ét kørselsområde, kan miste motivationen for at byde, pga. en forventning om, at de ikke kan tilbyde en konkurrencedygtig pris.

Greve Kommune ønsker en gennemskuelig prismodel, som sikrer forudsigelighed og gennemsigtighed i priserne for de enkelte kørsler. Hvilken prismodel kan leverandøren foreslå, forudsat at modellen også skal være økonomisk rentabel for kommunen? ​

Markedet havde flere forslag til forskellige prismodeller som var afhængig af leverandøren

• fast pris pr. km. for køretøjet (uafhængig af antal passagerer)
• pris pr. km. pr. borger
• fast timepris
• fast pris pr. borger
• fast pris for en kørsel

Greve Kommune har også ansvaret for kørsel af visse børn uden for kommunens grænser. Disse kørsler skal faktureres til de aktuelle kommuner, og ikke Greve Kommune. Da udenbys børn i visse tilfælde samkører med Greve-børn, blev der drøftet visse udfordringer ift. ovenstående prismodeller.

Hvordan vil leverandøren sikre tilstrækkeligt kørselsmateriel (herunder behov for liftvogne) – og hvor ser leverandøren de største udfordringer? ​

Der blev talt om de leveringsudfordringer, som transportbranchen generelt har. Forslag som at undlade at stille for skarpe krav til materiellets alder/bæredygtighed i kontraktens opstartsperiode, kunne give leverandørerne mulighed for at udnytte lidt ældre køretøjer indtil nye vogne var modtaget. Andre forslag som kom op var, at det var muligt at omregistrere køretøjer fra en pulje i Sverige at indlægge reservekøretøjer, når udbuddets omfang var kendt.

Hvilke behov eller ønsker har leverandøren til kommunens rapportering af dennes kørselsbehov (både langtidsplanlægning og dag til dag planlægning)? 

Der blev drøftet flere muligheder. Fx var der i dele af markedet mulighed for, at kørselsbehov kunne indtastes i leverandørernes planlægningssystem, med mulighed for, at brugere fx kunne aflyse ture (på grund af sygdom mv.) via en APP. Andre dele af markedet lagde op til en kommunikation af kørselsbehov via mail, regneark mv.

Greve Kommune har i markedsdialogen gjort det tydeligt, at kørselsbehovet skal kunne kommunikeres på en effektiv måde, dette for at minimere mulighederne for fejl.

Hvilke muligheder tilbyder leverandøren ift. at bestille faste chauffører til kørsler med borgere, som har helt specielle behov (fx autisme, angst mv.), og hvilken effekt vil det have på prisen?

Der blev for markedet oplyst, at der ikke er problemer ift. at skaffe fast chauffører. Hos nogle leverandører var et krav om fast chauffør uden ekstra beregning, hos andre ville der blive tillagt et tillæg eller servicegebyr til prisen. Det blev fra en leverandør oplyst at faste typisk tillægges et tillæg på 15%.

Hvordan vil leverandøren sikre, at chaufførerne har de nødvendige kompetencer til at håndtere børn, ældre borgere eller borgere med specielle behov og handicaps?  

Markedet sikrer generelt, at chaufførerne er uddannede med BAB1, BAB2 og i visse tilfælde BAB3. Nogle leverandører har egne udvidede kurser, hvor chauffører først får lov til at køre med sårbare borgere, når de har gennemført og bestået denne udvidede uddannelse. Flere leverandører anbefalede, at leverandørerne og deres chauffører blev inviteret til intromøde med de forskellige enheder for at lære brugerne at kende, og samtidigt få et indblik i de borgere (og deres behov), som de skulle køre med.

Der ønskes en aftale, hvor den daglige kommunikation mellem kommune, borgere og leverandør sker uden unødig ventetid. Hvordan vil leverandøren imødekomme dette ønske? 

Markedet tilbyder bl.a. dedikerede telefonnumre, hvor opkald bliver prioriteret. Der blev også orienteret om mulighed for, at man kunne få oplyst telefonnummer på den enkelte chauffør, med henblik på at reducere ventetiden ved akutte henvendelser. En leverandør gjorde opmærksom på, at det er ordregiver, som i udbudsmaterialet, beskriver kravene til tilgængeligheden, og at tilbudsgiver herefter kan matche og prissætte dette.

Hvilke udfordringer ser leverandøren ift. at kunne leve op til Greve Kommunes krav om en robust aftale med høj leveringsnøjagtighed? 

Markedet ser generelt et problem i, at Greve Kommunes serviceniveau stiller krav om, at borgerne maksimalt må sidde i køretøjerne i 30 min. (indenbys) og 60 min. udenbys. Dette stiller et stort krav til antallet af køretøjer, som leverandørerne skal stille til rådighed, hvorved der forudses risiko for manglende vogne med mulighed for forsinkelser og/eller aflysninger.

Markedet anbefaler en justering af serviceniveauet til et sted mellem 45 og 60 min. indenbys og 75 min. udenbys. Greve Kommune tager dette til efterretning, da markedet samtidigt har løftet problemstillingen som en ’cost driver’.

Hvilke initiativer til en mere ’grøn’ og bæredygtig transport har leverandøren allerede igangsat eller planlagt indenfor de næste 5 år? 

Ift. liftvogne oplyste markedet, at der pt. ikke er større initiativer, udover anvendelse af miljødiesel. Markedet for liftbiler på EL er ikke modent endnu, hvorfor det ikke har været muligt at fremkomme med større initiativer.

Ift. større busser blev det oplyst, at EL-busser kan tilbydes, da en større del af busflåden allerede i dag er elektrificeret.

Ift. små vogne, går markedet generelt mod 100% emissionsfri kørsel indenfor en årrække. En af leverandørerne kunne oplyse, at dette allerede er planlagt fra 2025. En leverandør kunne oplyse, at ladeinfrastrukturen kunne blive et problem.

Greve Kommune oplyste, at der er oplevet udfordringer ift. fastgørelsen af selekapper/magnetveste i EL-køretøjer som bl.a. Tesla. Der vil i udbudsmaterialet blive taget højde for, at køretøjer kan håndtere dette udstyr.

Hvilke ’cost drivere’ skal Greve Kommune være opmærksomme på i forbindelse med et kommende udbud? 

Det blev af markedet gjort klart, at jo mere specificeret udbudsmaterialet var, jo mindre risiko ville der være for at der blev indbygget risici i prissætningen. Det blev også oplyst, at datagrundlaget for kørselsbehovet skulle oplyse om specielle behov for solokørsler, faste chauffører, ’hånd til hånd afleveringer’, trappelifte mv.  samt kørsler med kørestole mv.

Der blev i markedsdialogen opfordret til ikke at opstille specielle krav (udover lovpligtige og standardkrav) til køretøjerne, da dette ville kunne fordyre prissætningen væsentligt.

Kravet til vognparkens alder kan være en ’cost driver’.

Strukturen (opdelingen i delaftaler) af udbuddet kan have en afgørende faktor. Jo mere en leverandør kan byde ind på, jo skarpere pris må forventes.

Markedet pegede på det nuværende servicekrav med maksimalt 30/60 min. i køretøjet for henholdsvis inden- og udenbys kørsler som den væsentligste ’cost driver’.

Afslutning

Alle markedsdialogmøder afsluttedes med en tak for deltagelsen efter den planlagte 1,5 time.

Målgrupper:

Leverandører orienter sig ikke imod ydelsesgrupper/borgerens forsørgelsesgrundlag, men imod borgerens behov. Såfremt rammeaftalen opdeles i delaftaler, bør delaftalerne afspejle et behov og ikke forsørgelsesgrundlaget. Det handler om de samme indsatser og kompetencer hos leverandøren, men skaleret i forhold til borgeren i omfang og i forholdet mellem individuelle tilbud og holdforløb.

Desuden har antallet af visiterede borgere/aftalen økonomiske volumen betydning for, hvor meget leverandører kan investere i personale, lokaler, tilbudsvifte mv. jo større volumen/omsætning, jo mere kan der investeres.

Flere peger på, at der bør udbydes 1-2 aftaler med underliggende spor/pakker svarende til behovsprofiler fx et spor for unge, et spor med stort jobfokus, et spor for borgere med andre udfordringer end ledighed.

Samarbejde.

Leverandører efterlyser et tæt samarbejde med jobcenter og rådgiver, hvor der fælles fodslag i forhold til indsatsen. Det gælder både i forhold til afklaring af borgerens behov og efterfølgende status og justeringer i borgerens plan. Samarbejdet bør være på både ledelses- og medarbejderniveau.

Kvalitet:

Kvalitet i indsatser handler ifølge leverandører om:

• det rette match mellem borger og kontaktperson hos leverandøren
• Om den gode opgavebeskrivelse og opstart med borgeren
• Udstrakt grad af metodefrihed for leverandøren efter fastsættelse af mål og delmål for indsatsen
• Bredde i faglighed og kompetencer hos leverandøren.

Indsatser:

Leverandørerne oplever, at en del borgere omfattet af aftalen ikke er i stand til at deltage på hold. Generelt gælder det, at en del af de ledige har komplekse og sammensatte problemer, hvor hold ikke kan stå alene. Den individuelle og skræddersyede indsats har det største effekt. Nogle borgere kan dog profitere af holdforløb som supplement til den individuelle indsats.

Kravspecifikation:

Flere leverandører anbefaler, at kravspecifikationen udarbejdes med effekt for øje og i mindre grad med detaljerede og specifikke krav til indsatser og tilbudsvifte, idet sådanne krav, vil blive matchet i et tilbud, men ikke nødvendigvis afspejler forskelligheden og forcerne ved de forskellige leverandører.

Priser:

Generelt ønsker markedet, at der faktureres med ugepriser evt. med mindstekrav til aktivitet, idet der giver rum for at lave individuelle løsninger og tilpasninger af indsatsen. Nogle borgere kræver en meget ’håndholdt’ indsats, mens andre er mere ’selvkørende.’  Enkelte peger på, at leverandøren kan betales en fast pris for at oprette forskellige hold, således at ordregiver har sikkerhed for at der tilbydes en bred vifte af tilbud.

Omkostningsdrivere:

Leverandørerne peger på, at krav om følgende fører til merpris. Krav om;

• Fysiske møder og 1 til 1 tid med borgeren
• Krav om lokal placering af lokaler
• Køb af spredte timer
• Køretid uden særskilt betaling
• Omfattende dokumentation og afrapportering
• Usikkerhed omkring antallet af visiterede

Udbudsform:

Generelt er leverandørerne positivt indstillet overfor udbudsprocesser med dialog.

Udbudsplan 2022

Udbudsplan 2022 angiver de varegrupper og tjenesteydelser, som Greve Kommune konkurrenceudsætter og indgår kommunale indkøbsaftaler på i 2022.

De udbudsområder, hvor Greve Kommune gennemfører udbudsprocessen selv, er en blanding af nye udbud, genudbud og forlængelser af eksisterende aftaler.

Nogle af udbudsområderne er planlagt udbudt igennem SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) og FUS (Fællesudbud Sjælland), hvor Greve Kommune ikke selv skal stå for selve udbudsprocessen.

Udbud som gennemføres af Greve Kommune lægges på hjemmesiden. Alle udbud kan findes på udbud.dk, hvor leverandører kan abonnere på nyheder om relevante udbud.dk

Der kan komme ændringer og tilføjelser til listen. 

Kære interesserede,
Greve Kommune byder velkommen ti l begrænset genudbud af 327472, Genudbud af ABA - Sikringsydelser.

Såfremt Deres virksomhed er interesseret i at deltage i udbuddet, kræver det online registrering i det internetbaserede eSourcing system CTM (EU-Supply) www.eu-supply.com/greve.asp (http://www.eu-supply.com/greve.asp)

Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet, og når virksomheden først én gang er oprettet, opnås der adgang ti l alle Greve Kommunes udbud, også de fremtidige.

Efter registreringen logger virksomheden sig ind i øverste venstre hjørne. Derefter kan man se udbudsmaterialet, herunder samtlige spørgsmål, Deres virksomhed skal svare på samt de til hørende dokumenter, som skal afleveres i anmodningen om prækvalificering.

Proces:
Udbudsformen er et "begrænset udbud", og derfor gennemføres udbudsprocessen i to etaper:
1. etape – prækvalifikation:
I denne proces bliver de tilbudsgivere fundet, som bliver opfordret ti l at afgive tilbud i etape 2.

De enkelte tilbudsgivere skal anmode om at blive prækvalificeret på baggrund af oplysninger, der efterspørges i prækvalifikationsmaterialet. Bliver en tilbudsgiver prækvalificeret, går denne videre til 2.etape, hvor der gives adgang til udbudsmaterialet for de prækvalificerede tilbudsgivere.

Deltagelse i prækvalifikationen sker ved at besvare spørgsmålene i EU-Supply.

2. etape – tilbudsgivningen:
De prækvalificerede tilbudsgivere får adgang ti l udbudsmaterialet og kan derefter afgive et tilbud inden for den givne tidsfrist. Selve tilbudsgivningen foregår i CTM (EU-Supply).

Deltagelse:
Følg nedenstående vejledning, når Deres virksomhed skal deltage i et udbud:

1.
Log ind i systemet klik på acceptér. Vær opmærksom på, at når De trykker på acceptér, forpligter De Dem ikke til at fremsende anmodning om prækvalificering, men har blot accepteret, at De har fået adgang til det foreliggende materiale.

2.
Ved at acceptere får De adgang til det relevante materiale. De kan nu besvare de fremsatte spørgsmål og vedhæfte de dokumenter, som angives i udbuddet.

3.
Vær opmærksom på, at anmodningen om deltagelse skal ske inden fristen udløber 2023-06-13 12:00:00. Ellers vil Deres anmodning om deltagelse i prækvalifikation ikke blive accepteret af ordregiver.

Udvælgelse af prækvalificerede:
Ordregiver vil ved udvælgelsen lægge vægt på de oplysninger, som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen under afsnit III.2) Betingelser for deltagelse, samt eventuelt afsnit IV.1.2), begrænsning af antal økonomiske aktører.
Fristen for anmodning om deltagelse er 2023-06-13 12:00:00 lokal tid.

Yderligere oplysninger:
Der kan ikke rekvireres supplerende eller uddybende materiale, herunder udbudsmateriale.
Al korrespondance mellem tilbudsgiver og Greve Kommune foregår via CTM (EU-Supply).

Bemærk venligst, at både Greve Kommune og tilbudsgivers handlinger logges i systemet.

Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst EU-Supplys Support på telefon
+45 70 20 80 14 eller mail til support@eu-supply.com)

Med venlig hilsen
Lars Torp Steffensen
Greve Kommune

Greve Kommune udbyder en kontrakt på sin IT-drift, -support og asset management.
Kontraktperioden indeholder en implementeringsfase, driftsfase og en exitfase.
Kontrakten gælder for 5 år og hvor Greve Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten med yderligere 2*24 måneder.

Driftsydelserne omfatter den daglige drift til og med OS samt databaser og et mindre antal kritiske applikationer, samt de i OS indbyggede services såsom, IIS, Active directory, DNS, DHCP ol. Desuden omfatter opgaverne DBA, backup og restore samt overvågning foruden change-, release- og capacity management.

Supportydelserne omfatter Servicedesk, første leds (first level support) herunder modtagelse (visitering), kategorisering, straks afklaring og dispatch af sager. Omfattet er desuden anden/tredje leds support (second/third level support), herunder opsætning, fejlsøgning, identifikation af root causes og udbedring af fejl, på diverse applikationer, servere og databaser, mail, print, VPN, Office 365, softphone-telefoni, kablet og trådløst netværk.

Asset management ydelsen omfatter en række serviceydelser forbundet med servicering af Ordregivers nuværende og fremadrettede hardwaremiljø. Ordregiver vil i Kontraktperioden løbende udskifte sit hardwaremiljø, og det forventes at leverandøren som en del af sin faste asset management ydelse blandt andet står for opbevaring, udpakning, registrering, installation, opsætning, klargøring, udlevering og indlevering, herunder også gældende for reparation og afhjælpning af fejl og mangler på Ordregivers software- og hardwaremiljø.

Udbudsproceduren
Kontrakten udbydes efter udbudsformen ”Udbud med forhandling”. Dette betyder, at udbuddet er inddelt i forskellige faser.

Første fase er prækvalifikationen, hvor alle kan aflevere ansøgning om at deltage videre i udbuddet. Greve Kommune vil prækvalificere de 3 bedst egnede ansøgere. Disse 3 opfordres til at afgive tilbud, mens resten af ansøgerfeltet vil blive afvist.

Anden fase skal de 3 prækvalificerede ansøgere afgive tilbud på opgaven. Der vil på baggrund af disse tilbud blive afholdt forhandlinger med hver tilbudsgiver. Til forhandlingerne modtager tilbudsgiverne feedback på deres tilbud, samtidig vil tilbudsgiverne have mulighed for at komme med inputs til Greve Kommunes kontrakt- og udbudsmateriale.

Tredje fase skal tilbudsgiverne afgive endelige tilbud på den udbudte kontrakt. Herefter vil Greve Kommune evaluere på tilbuddene og finde en vinder af udbuddet. Greve Kommune vil på baggrund af de indkommende tilbud udvælge det bedste tilbud ud fra tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Deadline for at aflevere ansøgning i forbindelse med prækvalifikationen er d. 11. april 2023 kl. 23.59. Det er ansøgers eget ansvar at få sendt alle dokumenter med den rette information inden deadline.

Udbudsmateriale
Såfremt jeres virksomhed er interesseret i at deltage i udbuddet, kræver det online registrering i det internetbaserede eSourcing system CTM (EU-Supply) på https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=GREVE

Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet, og når virksomheden er oprettet opnås der adgang til alle Greve Kommunes udbud, også de fremtidige.

Efter registrering kan virksomheden logge sig ind, hvorefter man kan se udbudsmaterialet, de spørgsmål, jeres virksomhed skal besvare i ESPD’et for at komme i betragtning samt tilhørende dokumenter, der skal afleveres på anmodning.

Yderligere Oplysninger:
Al kommunikation mellem tilbudsgiver og Greve Kommune skal foregå via CTM (EU-Supply)
Bemærk venligst, at både Greve Kommunes og tilbudsgivers handlinger logges i systemet.
Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst EU-Supplys Support på tlf.: +45 70 20 80 14 eller mail: support@eu-supply.com