Udbud

Referat fra markedsdialog vedrørende kommende udbud af Visiteret Kørsel i Greve Kommune

Formål
Formålet med markedsdialogen, som blev afholdt medio august 2022, var at få input fra markedet til det kommende udbud og dermed sikre, at udbudsmaterialet får et indhold, en struktur og kvalitet, som gør det attraktivt for markedet at byde ind på.

Invitation

Invitationen blev udsendt 21. juni 2022 med forhåndsmeddelelse 2022/S 118-332963.

Følgende virksomheder ansøgte om deltagelse og blev efterfølgende inviteret:

DitoBus A/S
Frederikssund Handibusser A/S
Nobina A/S
4 x 35 A/S
Moove Group A/S
Strøby Turist ApS (afbud)

Dagsorden

• Velkommen og præsentation af deltagere
• Præsentation af det kommende udbud
• Kort præsentation fra virksomheden selv
• Drøftelser og afklaringer af udvalgte områder

Det kommende udbud

Der blev informeret om, at Greve Kommune planlægger at udbyde følgende områder af den visiterede kørsel:

• Almen skolekørsel (til/fra kommunens folkeskoler), herunder skolebuskørsel​
• Kørsel til svømning (4. klasser)​
• Kørsel til specialklasser ​
• Kørsel til dagbehandlingstilbud og specialskoler (udenfor kommunen)​
• Kørsel til Bugtskolen (specialskole 0.-10. klasse) og STU (samme adresse)​
• Kørsel af syge elever​
• Kørsel af handicappede børn til dag- og klubtilbud mv.​
• Kørsel af handicappede voksne til beskyttet beskæftigelses- og aktivitets- samværstilbud mv.​
• Kørsel af pensionister til læge/speciallæger​
• Kørsel til genoptræning​
• Kørsel til daghjem og dagcentre​
• Kørsel med prøver (urin, blod mv.)​

Den foreløbige tidsplan for udbuddet blev præsenteret

Der blev orienteret om, at Greve Kommune sætter fokus på følgende udvalgte områder i det kommende udbud:

-At udbuddet opdeles i et antal delaftaler
-At aftalerne bliver robuste og med høj leveringsnøjagtighed
-At der vælges en prismodel som sikrer forudsigelighed/gennemsigtighed i priserne for de enkelte kørsler
-At faktureringsprocessen bliver pålidelig
-At kommunikationen af kørselsbehov er effektiv
-At der er en let tilgængelig kommunikation mellem brugere og leverandør
-At chauffører har de nødvendige kompetencer til at håndtere kommunens børn, ældre borgere samt borgere med specielle behov
-At faste chauffører kan bestilles, hvor der er behov for dette​

Kort præsentation fra virksomheden selv

Hver leverandør havde hver max. 15 min. til en præsentation af deres virksomhed. Her blev der bl.a. informeret om virksomhedernes historie, struktur, ejerforhold og flåde af køretøjer.

Drøftelser og afklaringer

Greve Kommune ønsker en robust aftale med en høj leveringsnøjagtighed. Hvilke forslag har leverandøren til strukturen (delaftaler) i et nyt udbud med henblik på at imødekomme dette ønske? ​

Markedet havde forskellige forslag til at imødekomme dette. Bl.a. var et forslag at udbyde hele kørslen som én aftale for at sikre, at man derved havde den daglige dialog med én leverandør. Et andet forslag var at pulje delaftalerne, så man kunne beskæftige chaufførerne en hel dag, i stedet for kun fx morgen og eftermiddag. Et tredje forslag gik på at pulje delaftalerne efter speciale, fx hvor der var behov for særlige kompetencer fra chaufførernes side. Et fjerde forslag var at samle liftvogne i sin egen delaftale.

Det blev fra leverandørernes side både frarådet og anbefalet at give mulighed for kombinationsbud. Fordelen kan for nogle leverandører være, at de kan give en skarpere pris ved at byde ind på kombinationer af delaftaler, hvor andre leverandører som fx udelukkende kan/vil byde ind på ét kørselsområde, kan miste motivationen for at byde, pga. en forventning om, at de ikke kan tilbyde en konkurrencedygtig pris.

Greve Kommune ønsker en gennemskuelig prismodel, som sikrer forudsigelighed og gennemsigtighed i priserne for de enkelte kørsler. Hvilken prismodel kan leverandøren foreslå, forudsat at modellen også skal være økonomisk rentabel for kommunen? ​

Markedet havde flere forslag til forskellige prismodeller som var afhængig af leverandøren

• fast pris pr. km. for køretøjet (uafhængig af antal passagerer)
• pris pr. km. pr. borger
• fast timepris
• fast pris pr. borger
• fast pris for en kørsel

Greve Kommune har også ansvaret for kørsel af visse børn uden for kommunens grænser. Disse kørsler skal faktureres til de aktuelle kommuner, og ikke Greve Kommune. Da udenbys børn i visse tilfælde samkører med Greve-børn, blev der drøftet visse udfordringer ift. ovenstående prismodeller.

Hvordan vil leverandøren sikre tilstrækkeligt kørselsmateriel (herunder behov for liftvogne) – og hvor ser leverandøren de største udfordringer? ​

Der blev talt om de leveringsudfordringer, som transportbranchen generelt har. Forslag som at undlade at stille for skarpe krav til materiellets alder/bæredygtighed i kontraktens opstartsperiode, kunne give leverandørerne mulighed for at udnytte lidt ældre køretøjer indtil nye vogne var modtaget. Andre forslag som kom op var, at det var muligt at omregistrere køretøjer fra en pulje i Sverige at indlægge reservekøretøjer, når udbuddets omfang var kendt.

Hvilke behov eller ønsker har leverandøren til kommunens rapportering af dennes kørselsbehov (både langtidsplanlægning og dag til dag planlægning)? 

Der blev drøftet flere muligheder. Fx var der i dele af markedet mulighed for, at kørselsbehov kunne indtastes i leverandørernes planlægningssystem, med mulighed for, at brugere fx kunne aflyse ture (på grund af sygdom mv.) via en APP. Andre dele af markedet lagde op til en kommunikation af kørselsbehov via mail, regneark mv.

Greve Kommune har i markedsdialogen gjort det tydeligt, at kørselsbehovet skal kunne kommunikeres på en effektiv måde, dette for at minimere mulighederne for fejl.

Hvilke muligheder tilbyder leverandøren ift. at bestille faste chauffører til kørsler med borgere, som har helt specielle behov (fx autisme, angst mv.), og hvilken effekt vil det have på prisen?

Der blev for markedet oplyst, at der ikke er problemer ift. at skaffe fast chauffører. Hos nogle leverandører var et krav om fast chauffør uden ekstra beregning, hos andre ville der blive tillagt et tillæg eller servicegebyr til prisen. Det blev fra en leverandør oplyst at faste typisk tillægges et tillæg på 15%.

Hvordan vil leverandøren sikre, at chaufførerne har de nødvendige kompetencer til at håndtere børn, ældre borgere eller borgere med specielle behov og handicaps?  

Markedet sikrer generelt, at chaufførerne er uddannede med BAB1, BAB2 og i visse tilfælde BAB3. Nogle leverandører har egne udvidede kurser, hvor chauffører først får lov til at køre med sårbare borgere, når de har gennemført og bestået denne udvidede uddannelse. Flere leverandører anbefalede, at leverandørerne og deres chauffører blev inviteret til intromøde med de forskellige enheder for at lære brugerne at kende, og samtidigt få et indblik i de borgere (og deres behov), som de skulle køre med.

Der ønskes en aftale, hvor den daglige kommunikation mellem kommune, borgere og leverandør sker uden unødig ventetid. Hvordan vil leverandøren imødekomme dette ønske? 

Markedet tilbyder bl.a. dedikerede telefonnumre, hvor opkald bliver prioriteret. Der blev også orienteret om mulighed for, at man kunne få oplyst telefonnummer på den enkelte chauffør, med henblik på at reducere ventetiden ved akutte henvendelser. En leverandør gjorde opmærksom på, at det er ordregiver, som i udbudsmaterialet, beskriver kravene til tilgængeligheden, og at tilbudsgiver herefter kan matche og prissætte dette.

Hvilke udfordringer ser leverandøren ift. at kunne leve op til Greve Kommunes krav om en robust aftale med høj leveringsnøjagtighed? 

Markedet ser generelt et problem i, at Greve Kommunes serviceniveau stiller krav om, at borgerne maksimalt må sidde i køretøjerne i 30 min. (indenbys) og 60 min. udenbys. Dette stiller et stort krav til antallet af køretøjer, som leverandørerne skal stille til rådighed, hvorved der forudses risiko for manglende vogne med mulighed for forsinkelser og/eller aflysninger.

Markedet anbefaler en justering af serviceniveauet til et sted mellem 45 og 60 min. indenbys og 75 min. udenbys. Greve Kommune tager dette til efterretning, da markedet samtidigt har løftet problemstillingen som en ’cost driver’.

Hvilke initiativer til en mere ’grøn’ og bæredygtig transport har leverandøren allerede igangsat eller planlagt indenfor de næste 5 år? 

Ift. liftvogne oplyste markedet, at der pt. ikke er større initiativer, udover anvendelse af miljødiesel. Markedet for liftbiler på EL er ikke modent endnu, hvorfor det ikke har været muligt at fremkomme med større initiativer.

Ift. større busser blev det oplyst, at EL-busser kan tilbydes, da en større del af busflåden allerede i dag er elektrificeret.

Ift. små vogne, går markedet generelt mod 100% emissionsfri kørsel indenfor en årrække. En af leverandørerne kunne oplyse, at dette allerede er planlagt fra 2025. En leverandør kunne oplyse, at ladeinfrastrukturen kunne blive et problem.

Greve Kommune oplyste, at der er oplevet udfordringer ift. fastgørelsen af selekapper/magnetveste i EL-køretøjer som bl.a. Tesla. Der vil i udbudsmaterialet blive taget højde for, at køretøjer kan håndtere dette udstyr.

Hvilke ’cost drivere’ skal Greve Kommune være opmærksomme på i forbindelse med et kommende udbud? 

Det blev af markedet gjort klart, at jo mere specificeret udbudsmaterialet var, jo mindre risiko ville der være for at der blev indbygget risici i prissætningen. Det blev også oplyst, at datagrundlaget for kørselsbehovet skulle oplyse om specielle behov for solokørsler, faste chauffører, ’hånd til hånd afleveringer’, trappelifte mv.  samt kørsler med kørestole mv.

Der blev i markedsdialogen opfordret til ikke at opstille specielle krav (udover lovpligtige og standardkrav) til køretøjerne, da dette ville kunne fordyre prissætningen væsentligt.

Kravet til vognparkens alder kan være en ’cost driver’.

Strukturen (opdelingen i delaftaler) af udbuddet kan have en afgørende faktor. Jo mere en leverandør kan byde ind på, jo skarpere pris må forventes.

Markedet pegede på det nuværende servicekrav med maksimalt 30/60 min. i køretøjet for henholdsvis inden- og udenbys kørsler som den væsentligste ’cost driver’.

Afslutning

Alle markedsdialogmøder afsluttedes med en tak for deltagelsen efter den planlagte 1,5 time.

Målgrupper:

Leverandører orienter sig ikke imod ydelsesgrupper/borgerens forsørgelsesgrundlag, men imod borgerens behov. Såfremt rammeaftalen opdeles i delaftaler, bør delaftalerne afspejle et behov og ikke forsørgelsesgrundlaget. Det handler om de samme indsatser og kompetencer hos leverandøren, men skaleret i forhold til borgeren i omfang og i forholdet mellem individuelle tilbud og holdforløb.

Desuden har antallet af visiterede borgere/aftalen økonomiske volumen betydning for, hvor meget leverandører kan investere i personale, lokaler, tilbudsvifte mv. jo større volumen/omsætning, jo mere kan der investeres.

Flere peger på, at der bør udbydes 1-2 aftaler med underliggende spor/pakker svarende til behovsprofiler fx et spor for unge, et spor med stort jobfokus, et spor for borgere med andre udfordringer end ledighed.

Samarbejde.

Leverandører efterlyser et tæt samarbejde med jobcenter og rådgiver, hvor der fælles fodslag i forhold til indsatsen. Det gælder både i forhold til afklaring af borgerens behov og efterfølgende status og justeringer i borgerens plan. Samarbejdet bør være på både ledelses- og medarbejderniveau.

Kvalitet:

Kvalitet i indsatser handler ifølge leverandører om:

• det rette match mellem borger og kontaktperson hos leverandøren
• Om den gode opgavebeskrivelse og opstart med borgeren
• Udstrakt grad af metodefrihed for leverandøren efter fastsættelse af mål og delmål for indsatsen
• Bredde i faglighed og kompetencer hos leverandøren.

Indsatser:

Leverandørerne oplever, at en del borgere omfattet af aftalen ikke er i stand til at deltage på hold. Generelt gælder det, at en del af de ledige har komplekse og sammensatte problemer, hvor hold ikke kan stå alene. Den individuelle og skræddersyede indsats har det største effekt. Nogle borgere kan dog profitere af holdforløb som supplement til den individuelle indsats.

Kravspecifikation:

Flere leverandører anbefaler, at kravspecifikationen udarbejdes med effekt for øje og i mindre grad med detaljerede og specifikke krav til indsatser og tilbudsvifte, idet sådanne krav, vil blive matchet i et tilbud, men ikke nødvendigvis afspejler forskelligheden og forcerne ved de forskellige leverandører.

Priser:

Generelt ønsker markedet, at der faktureres med ugepriser evt. med mindstekrav til aktivitet, idet der giver rum for at lave individuelle løsninger og tilpasninger af indsatsen. Nogle borgere kræver en meget ’håndholdt’ indsats, mens andre er mere ’selvkørende.’  Enkelte peger på, at leverandøren kan betales en fast pris for at oprette forskellige hold, således at ordregiver har sikkerhed for at der tilbydes en bred vifte af tilbud.

Omkostningsdrivere:

Leverandørerne peger på, at krav om følgende fører til merpris. Krav om;

• Fysiske møder og 1 til 1 tid med borgeren
• Krav om lokal placering af lokaler
• Køb af spredte timer
• Køretid uden særskilt betaling
• Omfattende dokumentation og afrapportering
• Usikkerhed omkring antallet af visiterede

Udbudsform:

Generelt er leverandørerne positivt indstillet overfor udbudsprocesser med dialog.

Formålet med markedsdialogen var at få et input til det kommende udbud og dermed at sikre, at udbudsmaterialet får et indhold og en kvalitet, som gør det attraktivt for markedet. Herunder at udbuddets krav er afvejet og proportionale med formålene.

Dialogen blev afholdt i marts 2021 og Ordregiver havde udvalgt nedenstående virksomheder til individuelle dialogmøder: 

• Gottlieb
• Grøn Vækst
• Forstas
• OKNygaard 

Hovedtemaer i markedsdialogen: 

Kontraktindhold, kontraktlængde og kontraktvolumen

Ordregiver ønskede at drøfte muligheden for at tilføje nye opgaver til driftskontrakten, herunder rottebekæmpelse, flytteydelser, rengøring, strandrensning m.fl.

Dialogen viste, at markedet generelt ser positivt på større volumen, men at det er vigtigt at skelne mellem leverandører som er funderet i ’grønne opgaver’ og virksomheder som er funderet i FM-relaterede ydelser.

Ændring og tilføjelser i opgaveporteføljen kan betyde enten et ændret felt af tilbudsgivere fra overvejende anlægsgartnerbaserede virksomheder til virksomheder med et speciale i FM-ydelser. Alternativt vil det betyde, at anlægsgartnervirksomhederne må antage fordyrende underleverandører for at løse de mere FM-relaterede opgaver i driftskontrakten.

Markedet er generelt interesseret i længere kontrakter, dvs. kontrakter som løber 6 år eller mere. Gerne med optioner som gensidigt kan opsiges. 

Udbudsform

Virksomhederne har mest erfaring med offentlig og begrænset udbud. På møderne blev det efter ordregives ønske drøftet om udbud med forhandling kan anvendes som udbudsform. Ikke alle havde erfaring med processen, men der blev udtrykt ønske om, at en evt. forhandling ikke reduceres til et prispres, men handler om muligheden for at optimere krav i udbudsmaterialet og leverandørens kvalitative tilbud.

Tildelingskriterier - Pris og kvalitet

På møderne blev det drøftet, hvad der skal lægges vægtningen i tildelingen af kontrakterne. Der blev fremført både ønske om, at Ordregiver udelukkende tildeler på pris på baggrund af specifikke krav til udførelse og kvalitet, mens andre ønskede kvalitativ evaluering, hvor tilbudsgivers caseløsning eller opgaveopgaveløsning bliver vurderet.

Samarbejde og incitamenter

Der var generelt et ønske om tæt samarbejde især i opstartsfasen, hvor det handler om at ’finde hinanden’. Men ikke nødvendigvis en samarbejdsform som er knyttet op på nogle meget specifikke krav i en kontrakt.

Ordregiver ønskede at drøfte muligheden for at indskrive KPI’er, bonusordninger og deling af effektiviseringsgevinster. Markedet er generelt forbeholden overfor krav om effektiviseringer, idet det den mest effektive leverandør allerede har prissat løbende optimering i det afgivne tilbud. Såfremt at Ordregiver fremsætter krav om effektivisering, ønsker markedet at gevinsterne geninvesteres i kontrakten i form af tilkøb og nye projekter.

Kravspecifikation/kvalitetsbeskrivelser

Generelt foretrækker markedet detaljerede mindstekrav for at undgå misforståelse og forskellige forventninger til kvaliteten. Dog er det også vigtigt at skelne mellem opgaverne. Nogle opgaver egner sig bedst til tilstandskrav, mens f.eks. renhold og tømning af skrald egner sig bedst til frekvens (udførselskrav). 

Grønne krav

Ordregiver ønskede input til, hvordan der kan arbejdes med grøn omstilling evt. over en årrække i kontraktperioden.

Virksomhederne tilkendegav, at de er positivt indstillet, men at konkurrencesituationen gør, at man vanskeligt kan investere i grønne tiltag uden merpris for ordregiver. Såfremt ordregiver ikke er indstillet på merpris bør grønne tiltag være obligatoriske for alle bydere og overvejende af en karakter som er markedskonform, dvs. tilgængelig i dag uden større omkostninger og produktivitetstab.

Vurderingen er, at de over tid i kraft af udvikling af ny teknologi og billigere værktøj/maskiner vil kunne implementeres grønne tiltag.

Sociale klausuler

Virksomhederne tilkendegav, at de er vant til krav om sociale klausuler og Ordregiver bør sikre at kravet om lærlinge og praktikanter harmonerer med opgaven samt at antallet af beskæftigede under særlige vilkår står mål med øvrige medarbejdere.

Implementering/mobilisering

Ordregiver ville gerne vide, hvor lang tid, der bør afsættes til opstart og etablering. Hertil var svaret 3-6 måneder, idet der skal rekrutteres personale og evt. etableres ny lokation.

I den forbindelse blev det drøftet om Greve Kommunes materielgård bør indgå i aftalen. Det var der forskellige holdninger til. Nogle ønsker det lokale placering, mens andre ønsker opgaveløsning fra eksisterende lokationer.

Kære tilbudsgivere

Greve Kommune udbyder den lovpligtige rottebekæmpelse.

Såfremt jeres virksomhed er interesseret i at deltage i udbuddet, kræver det online registrering i det internetbaserede eSourcing system CTM (EU-Supply) på https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=GREVE

Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet, og når virksomheden er oprettet opnås der adgang til alle Greve Kommunes udbud, også de fremtidige.

Efter registrering kan virksomheden logge sig ind, hvorefter man kan se udbudsmaterialet, de spørgsmål, jeres virksomhed skal besvare i ESPD’et for at komme i betragtning samt tilhørende dokumenter, der skal afleveres på anmodning.

Deadline for at afgive tilbud i forbindelse med udbuddet er d. 6. oktober 2022. Det er virksomhedens eget ansvar at få sendt alle dokumenter med den rette information inden deadline.

Greve Kommune vil på baggrund af de indkommende tilbud udvælge den bedst egnede virksomhed som fremtidig leverandør ud fra den tilbudte evalueringstekniske pris.

 Yderligere Oplysninger:

Der kan ikke rekvireres supplerende eller uddybende materiale, herunder udbudsmateriale. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og Greve Kommune skal foregå via CTM (EU-Supply)

Bemærk venligst, at både Greve Kommunes og tilbudsgivers handlinger logges i systemet.

Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst EU-Supplys Support på tlf.: +45 70 20 80 14 eller mail: support@eu-supply.com

Med venlig hilsen

Simon Rasmussen
Udbudskonsulent

Indkøb og Udbud
Center for Økonomi & HR
 

Kære tilbudsgivere

Greve Kommune byder velkommen til udbud med forhandling af 298239, Udbud af drift af veje, grønne arealer og vintertjeneste i Greve Kommune.

Såfremt Deres virksomhed er interesseret i at deltage i udbuddet, kræver det online registrering i det internetbaserede eSourcing system CTM (EU-Supply) www.eu-supply.com/greve.asp (http://www.eu-supply.com/greve.asp)

Det er gratis at oprette sig som bruger i systemet, og når virksomheden først én gang er oprettet, opnås der adgang til alle Greve Kommunes udbud, også de fremtidige.

Efter registreringen logger virksomheden sig ind i øverste venstre hjørne. Derefter kan man se udbudsmaterialet, herunder samtlige spørgsmål, Deres virksomhed skal svare på samt de tilhørende dokumenter, som skal afleveres i anmodningen om prækvalificering.

Proces:

Udbudsformen er er "udbud med forhandling", og derfor gennemføres udbudsprocessen i to etaper:

1. etape – prækvalifikation:
   I denne proces bliver de tilbudsgivere fundet, som bliver opfordret til at afgive tilbud i etape 2.

De enkelte tilbudsgivere skal anmode om at blive prækvalificeret på baggrund af oplysninger, der efterspørges i prækvalifikationsmaterialet. Bliver en tilbudsgiver prækvalificeret, går denne videre til 2. etape, hvor der gives adgang til udbudsmaterialet for de prækvalificerede tilbudsgivere.

Deltagelse i prækvalifikationen sker ved at besvare spørgsmålene i EU-Supply.

Kun tilbudsgivere, som bliver prækvalificerede, får adgang til udbudsmaterialet.

2. etape – indledende og endeligt tilbud:
   De prækvalificerede tilbudsgivere får adgang til udbudsmaterialet og kan derefter afgive et indlende og et endeligt tilbud inden for den givne tidsfrist. Selve tilbudsgivningen foregår i CTM (EU-Supply).

Deltagelse:

Følg nedenstående vejledning, når Deres virksomhed skal deltage i et udbud:

1. Log ind i systemet klik på acceptér. Vær opmærksom på, at når De trykker på acceptér, forpligter De Dem ikke til at fremsende anmodning om prækvalificering, men har blot accepteret, at De har fået adgang til det foreliggende materiale.
2. Ved at acceptere får De adgang til det relevante materiale. De kan nu besvare de fremsatte spørgsmål og vedhæfte de dokumenter, som angives i udbuddet.
3. Vær opmærksom på, at anmodningen om deltagelse skal ske inden fristen udløber 2022-07-04 12:00:00. Ellers vil Deres anmodning om deltagelse i prækvalifikation ikke blive accepteret af ordregiver.

Udvælgelse af prækvalificerede:

Ordregiver vil ved udvælgelsen lægge vægt på de oplysninger, som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen under afsnit III.2) Betingelser for deltagelse, samt eventuelt afsnit IV.1.2), begræsning af antal økonomiske aktører.

Fristen for anmodning om deltagelse er 2022-07-04 12:00:00 lokal tid.

Yderligere Oplysninger:

Der kan ikke rekvireres supplerende eller uddybende materiale, herunder udbudsmateriale. Al korrespondance mellem tilbudsgiver og Greve Kommune foregår via CTM (EU-Supply).

Bemærk venligst, at både Greve Kommune og tilbudsgivers handlinger logges i systemet.

Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst EU-Supplys Support på telefon +45 70 20 80 14 (edit_lettertemplate.asp?TPID=3131087&TYPE=999) eller mail til (mailto:support@eu-supply.com)

Med venlig hilsen

Maria Kolby Rasmussen
Faglig koordinator

Indkøb og Udbud
Center for Økonomi & HR