Referat fra markedsdialog

Dagsorden:

1.       Velkommen og præsentation

2.       Organisering og opgaver under aftalen

3.       Information om udbudsprocessen

4.       Spørgsmål fra Greve Kommune

1.     Velkommen og præsentation

Greve Kommune er forpligtet af de grundlæggende krav om ligebehandling og gennemsigtighed i Udbudsloven, og skal derfor sikre, at alle potentielle tilbudsgivere får den samme information.

Drøftelserne på mødet vil derfor blive delt. Alle de deltagende leverandører kan derfor med fordel læse referatet, så alle herved vil få den samme viden.

2.    Organisering og opgaver under aftalen

Det er Center for Teknik & Miljø, der bestiller opgaverne under rammeaftalen. Herunder kan bestillernes deles op i 2 grupper; de medarbejdere, der har deres daglige gang på en specifik institution som fx en skole eller svømmehallen, og de medarbejdere, der er centralt placeret på Rådhuset som projektleder.

Greve Kommune oplyste på mødet, at opgaverne er små og bl.a. omfatter opsætning af lamper, diverse reparationer mv. De fleste af opgaverne har en værdi under 5.000, -. Greve Kommunes nuværende årlige budget på reparations- og vedligeholdelsesopgaver er ca. 21.000.000, -, hvoraf de 8 nuværende fag har en samlet årlig volumen på ca. 10.000.000, - baseret på historisk forbrug.

3.     Information om udbudsprocessen

Det forventes, at den kommende aftale vil blive udbudt som et ’Begrænset udbud’ med prækvalifikation. Det betyder, at der vil være 2 faser i udbuddet: prækvalifikation og tilbudsafgivning. Prækvalifikation af virksomheder vil tage afsæt i referencer, økonomisk og finansiel formåen samt virksomhedens forretningsprofil. Disse 3 er valgt med henblik på at udvælge både store og små virksomheder til tilbudsafgivelse. Greve Kommune ønsker at indgå aftale med 2 virksomheder på hver delaftale, hvor opgaverne fordeles efter kaskademodellen.

Der var drøftelser omkring tildelingskriteriet, hvor nogle deltagere fremhævede ønske til en enkel proces, hvor tildelingskriteriet ’Laveste pris’ findes mest anvendeligt, mens andre deltagere pointerede, at det er svært at undgå dumping af priser, når tildelingen er baseret udelukkende på pris.

Greve Kommune understregede, at en rammeaftale ikke er obligatorisk, og aftaleleverandørerne er ikke garanteret den volumen, som er anslået i rammeaftalen. Der var herefter drøftelser omkring, hvad leverandørerne kan forvente at få som udbytte af aftalen, herunder hvorvidt leverandørerne bliver spurgt til tilbudsafgivelse ved opgaver på over 100.000, - kr., da rammeaftalen forventes med en beløbsgrænse på 100.000, - kr. uden miniudbud.

4.     Spørgsmål fra Greve Kommune

Grønne Krav
Der er et ønske om at tilføje flere grønne krav til den nye rammeaftale uden at udelukke tilbudsgivere. Tilbagemeldingen fra de eksterne deltagere var, at man meget hurtigt udelukker fx små virksomheder eller kloakenterpriser, hvis man sætter krav om emissionsfri kørsel på nuværende tidspunkt. Krav til trinvis implementering eller fremlæggelse af strategi for udvikling af grønne tiltag vurderes som mere inkluderende løsninger.

Samarbejde
Greve Kommune bruger DaluxFM som FM-system. I den nuværende aftale er der krav om indmelding af opgaver igennem dette system, og i den nye aftale er det forventeligt, at der også vil være krav om færdigmelding og afrapportering igennem DaluxFM. Der var et forslag om afholdelse af et opstartsmøde, når rammeaftalen er indgået. Dette for bl.a. at sikre enighed omkring de oplysninger, der er behov for både hos aftaleleverandørerne og Greve Kommune.

Ønsket om ’hus-håndværkere’ blev også drøftet, og inputtet fra de eksterne deltagere var, at det ofte er økonomisk fordelagtigt for leverandørerne at sende de samme medarbejdere til de samme lokationer, men det er ikke attraktivt at fastsætte krav omkring dette, da de fleste medarbejdere i håndværkerbranchen ofte skifter job.

Afregning
Der var drøftelser vedrørende afregning af materialer på baggrund af dokumenterede omkostninger (kopi af købsfakturaen) eller en model med rabat på listepriserne, hvor der både var for og imod brugen af begge modeller.

Timepriser
På mødet blev timepriser drøftet i 2 forskellige spor: muligheden for at fastsætte en minimumspris på timepriser, som Greve Kommune vil acceptere ved tilbudsafgivelse og forskelligheden i timepriser. Forslaget vedrørende minimumspriser blev positivt modtaget af de eksterne deltagere, hvor flere tilkendegav, at dette også er brugt af andre kommuner for netop at undgå, at tilbudsgiverne underbyder hinanden, hvis tildelingen udelukkende sker på baggrund af pris. Derudover var inputtet fra de eksterne deltagere, at det er svært at fastsætte ens timepriser indenfor den samme fagenterprise, fx afhængig af uddannelsesniveau.  

Tildelingskriterie(r)
Greve Kommune ønskede input til, hvordan man kan definere gode evalueringskrav, såfremt aftalen tildeles på baggrund af tildelingskriteriet ’Bedste forhold mellem pris og kvalitet’. Hertil gik drøftelsen på, hvordan man sikre evalueringskrav, der kan kontraktstyres efter, når aftalen er indgået. Inputtene vedrørte organisering og processtyring, socialt ansvar og bæredygtighed.

Oplæring og praktikanter
I forhold til brugen af personer under oplæring var inputtet fra de eksterne deltagere, at det er vigtigt, at Greve Kommune bemærker, at der skal være villighed til at betale for, at personerne under oplæring bruges på forskellige opgaver, uagtet at de ikke i høj grad bidrager til opgavens løsning.

Spørgsmål og eventuelt
Der var et input fra de eksterne deltagere vedrørende brugen af en samlet timepris inklusiv alle former for gebyrer, da bl.a. affaldshåndteringsgebyrer er svære at estimere, når der afgives tilbud.

Hvad sker der nu?
Offentliggørelse af udbudsmaterialet finder forventeligt sted i uge 37, og kontraktstart er den 1. marts 2026.

Udbudsplan 2025

Nedenstående udbud ventes offentliggjort i 2025. Bemærk at der kan ske ændringer på baggrund af nye projekter og ændringer i tidsplaner.

Kan du levere gode håndværksmæssige løsninger, og hjælpe os med input til den gode aftale, som giver værdi for både håndværker og kommune?

Greve Kommune inviterer interesserede håndværkervirksomheder til markedsdialog om det kommende udbud af rammeaftaler på op til 8 fagentrepriser.

Dialogmøde om Greve Kommunes kommende udbud på håndværkerydelser finder sted den 13. maj kl. 08:00 – 09:30.

Der er tilmeldingsfrist den 8. maj kl. 12:00. Tilmelding sker ved mail til aspl@greve.dk

Håndværksydelserne er på følgende fagområder, hvor rammeaftalerne er delt op på fagenterprise:

• Tømrer-snedker
• Maler
• Murer
• Gulv
• Glarmester
• El
• VVS
• Kloak

På mødet skal vi drøfte, hvordan Greve Kommune sikrer en attraktiv aftale for leverandøren, indarbejder relevante krav og forventninger til jer som leverandører samt den forventede proces for tildeling af rammeaftaler.

Har du ikke mulighed for at deltage i det fysisk møde, kan du få tilsendt de spørgsmål og temaer, som drøftes på mødet ved at skrive til aspl@greve.dk.

Bemærk! At deadline for skriftlige input er den 14. maj 2025.

Efter mødet vil Greve Kommune offentliggøre et referat af mødet som kan tilgås på denne side.