Udbudskonsulent, Udbud, Forhandling og Kontraktstyring
Astrid Ploug arbejder som Udbudskonsulent i Greve Kommune.
Som udbudskonsulent i Greve Kommune er Astrid Ploug med til at sikre, at kommunen får de rette varer og ydelser på de bedst mulige vilkår.
Arbejdet handler ikke kun om regler og processer, men også om samarbejde, rådgivning og udvikling af nye muligheder. Siden 1. februar 2025 har hun været en del af kommunen.
"Jeg elsker at have en stor berøringsflade og hjælpe mine kollegaer med at finde en god løsning, så de kan få opfyldt deres behov ved deres indkøb," fortæller Astrid.
En vigtig del af jobbet er netop dialogen med organisationen. Hver dag samarbejder Astrid med kollegaer på tværs af fagområder og rådgiver dem om alt fra mindre indkøb til større udbud.
Samtidig sætter hun stor pris på, at arbejdet giver mulighed for at tænke kreativt og afsøge nye muligheder.
"Det er fedt at få lov til at tænke ud af boksen og undersøge nye muligheder i forbindelse med et indkøb."
En hverdag med struktur, planlægning og samarbejde
Som udbudskonsulent starter Astrid ofte dagen med at skabe overblik over de henvendelser, der er kommet ind siden dagen før. Herefter prioriterer hun dagens opgaver og planlægger de mange aktiviteter, som indgår i et udbudsforløb.
Udbud er sjældent korte processer. Tværtimod består de af mange forskellige trin, som skal gennemføres i den rigtige rækkefølge. Derfor er struktur og planlægning afgørende.
"Man kan nemt køre ud ad en tangent, hvis man ikke har en plan for, hvad der skal være lavet i løbet af dagen," forklarer hun.
Samtidig kræver jobbet fleksibilitet, fordi planer og behov løbende kan ændre sig.
"Du bliver god til at lave en plan – og til at lave den om igen," siger hun.
Som udbudskonsulent skal man kunne jonglere mange detaljer på én gang og samtidig bevare det samlede overblik over processen.
Fagligheden spænder bredt, fordi der er mange regler, krav og hensyn, der skal tages højde for undervejs.
Mere komplekst end forventet
Da Astrid begyndte i jobbet, blev hun overrasket over, hvor omfattende området er.
"Hvor reguleret området er, og hvor lang en proces det er, at skulle have noget i udbud," fortæller hun.
Til gengæld blev hun også positivt overrasket over de mange mennesker, hun møder i sit arbejde.
"Jeg blev også overrasket over alle de skønne mennesker, som jeg får lov til at arbejde sammen med."
Et godt råd til nye i faget
Astrid opfordrer nye i faget til at være tålmodige med sig selv.
"Lad være med at slå dig selv oven i hovedet, hvis du laver fejl. Det er supertræls, men det kan næsten ikke undgås – og slet ikke i starten."
Når hun ikke er på arbejde
Når arbejdsdagen er slut, nyder Astrid at koble af med familie og venner. Derudover bruger hun fritiden på blandt andet at køre i gamle biler, spise is og ordne ukrudt i haven.
Astrids vej til rollen som udbudskonsulent har kombineret uddannelse, kontraktstyring og et ønske om at skabe værdi gennem gode løsninger.
- Astrid har en kandidat fra CBS.
- Hun har opbygget erfaring med facility management og kontraktstyring gennem 1,5 års arbejde i staten.
- Der fik hun indblik i, hvordan struktur, aftaler og samarbejde understøtter en effektiv organisation.
- Hun søgte efter nye udfordringer og muligheden for at arbejde tættere på udvikling og innovation.
- I 2025 tiltrådte hun som udbudskonsulent i Greve Kommune med ønsket om at bidrage til løsninger, der understøtter kommunens høje serviceniveau for borgerne.
"Jeg synes, det kunne være fedt at bidrage til nye og innovative løsninger, så Greve Kommune kan tilbyde et højt serviceniveau til borgerne," fortæller Astrid.
Funktion
Udbud, Forhandling og Kontraktstyring understøtter Greve Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser.
Teamet er i gang med at udvikle sig fra en traditionel indkøbsfunktion til en strategisk indkøbsorganisation, der i endnu højere grad skal understøtte kommunens kerneopgaver og skabe størst mulig værdi for organisationen og kommunens borgere.
Teamet sikrer, at kommunens indkøb sker professionelt, lovligt og med fokus på kvalitet, økonomi og bæredygtighed. Det sker gennem en mere struktureret og målrettet tilgang til kommunens indkøb, hvor udbud, indkøb og kontraktstyring tænkes sammen.
Formål
At skabe størst mulig værdi for kommunens borgere ved at sikre konkurrencedygtige indkøb, effektive udbudsprocesser og gode samarbejder med leverandører.
Samtidig er målet at arbejde strategisk med kommunens indkøb, så der skabes den bedste samlede værdi gennem fokus på blandt andet pris, kvalitet, effektivisering, innovation og bæredygtighed.
Kendetegn
- Gennemfører og koordinerer kommunens udbud af varer og tjenesteydelser.
- Driver og projektleder udbud fra start til slut og sikrer fremdrift, kvalitet og struktur i processerne.
- Rådgiver kommunens centre og institutioner om indkøb, kontrakter og udbudsregler.
- Arbejder tæt sammen med kommunens fagområder om behov, kravspecifikationer og tildelingskriterier.
- Gennemfører markedsdialog og markedsafdækning for at sikre et godt beslutningsgrundlag og kendskab til markedet.
- Arbejder for at opnå den bedste kombination af pris, kvalitet og service ved kommunens indkøb.
- Bidrager til kategorisering og prioritering af kommunens indkøbsområder.
- Arbejder med en god overgang fra udbud til kontrakt og efterfølgende kontraktstyring.
- Bidrager til at udvikle teamets metoder, processer og værktøjer.
- Samarbejder med leverandører og indkøbsfællesskaber for at skabe effektive og attraktive aftaler.
Sådan arbejder teamet
Teamet understøtter hele kommunen med strategiske Udbud, Forhandling og Kontraktstyring.
Målet er at sikre gennemsigtige processer, god økonomistyring og ansvarlige indkøb, der understøtter kommunens kerneopgaver og skaber værdi for borgerne.
Teamet arbejder tæt sammen med kommunens fagområder og ser udbud som mere end blot en proces frem mod en kontrakt. Det handler også om at forstå forretningen, afdække og udfordre behov, undersøge markedet og finde den tilgang, der skaber den bedste samlede værdi for kommunen.
Udbud, Forhandling og Kontraktstyring er samtidig en organisation i udvikling. Teamet skal opbygges med forskellige fagligheder, der tilsammen kan løfte hele indkøbsprocessen – fra strategi og behovsafdækning til udbud, kontraktindgåelse, kontraktforhandling og kontraktstyring samt datahåndtering og analysearbejde.
Det betyder, at teamet fremover vil rumme forskellige kompetencer inden for blandt andet udbud, jura, kontraktstyring, indkøb, controlling og data. I 2027 tilføres blandt andet en kontraktforhandler/Contract Manager med fokus på det socialfaglige område samt yderligere kompetencer inden for kontraktstyring og indkøb.
Samarbejde med leverandører
Udbud, Forhandling og Kontraktstyring arbejder for at skabe lige og fair adgang til kommunens opgaver. Kommunens udbud offentliggøres på kommunens hjemmeside og relevante udbudsplatforme, så interesserede leverandører kan byde på opgaverne.
Teamet har samtidig fokus på en professionel markedsdialog og et godt samarbejde med leverandørmarkedet, så kommunen får kendskab til markedets muligheder og kan skabe gode og attraktive aftaler.